Inhoud
1. Inleiding Villa Picenum Privacyverklaring
Dit is de privacyverklaring van Villa Picenum. Deze privacyverklaring is van toepassing op alle privacygevoelige informatie of persoonsgegevens die u aan ons verstrekt, bijvoorbeeld wanneer u en e-mail verzendt aan ons. Wij leggen u duidelijk uit hoe wij uw gegevens opslaan, hoelang deze bewaard blijven en wat precies het doel van de gegevensverwerking is. Daarnaast geven we u duidelijk inzicht in hoe u gebruik kunt maken van uw rechten met betrekking tot gegevensverwerking.
Wat doet Villa Picenum precies? Villa Picenum is het resultaat van een jarenlange wens om ons eigen huis in het buitenland realiteit te maken. Dit resultaat stellen wij maar al te graag beschikbaar aan andere mensen. Verblijf als gast in het heerlijke Italië in ons sfeervolle en luxe woning. De combinatie van authentiek Italiaanse materialen en moderne vormgeving geven een hedendaagse twist aan traditionele vormgeving.
Omdat we in verschillende situaties persoonsgegevens verwerken (of laten verwerken), hebben we gekozen voor een uitgebreide privacyverklaring. Vaak zijn er namelijk situaties waarin Villa Picenum uw persoonsgegevens dient te verzamelen en te verwerken/gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan het verrichten van werkzaamheden op locatie. Het is belangrijk dat u weet wat er met uw persoonsgegevens gebeurt en hoe u uw wensen met betrekking tot de omgang van persoonsgegevens aan ons kunt laten weten.
Villa Picenum neemt uw privacy erg serieus en zal persoonlijke informatie op een veilige manier gebruiken en verwerken. Alle artikelen in deze privacyverklaring zijn in overeenstemming met de geldende (Algemene Verordening Gegevensbescherming AVG wetgeving. Deze Europese privacywetgeving is sinds 25 mei 2018 toepasselijk in Nederland.
Hebt u het idee dat er niet op correcte wijze wordt omgegaan met uw persoonsgegevens? Aarzel dan niet om direct contact met ons op te nemen!
2. Categorieën persoonsgegevens
Voor ons is het noodzakelijk bepaalde persoonsgegevens op te vragen om onze bezoekers en gebruikers van ons platform de best mogelijke ervaring te bieden. Persoonsgegevens zijn gegevens die te herleiden zijn tot een natuurlijk persoon. De persoonsgegevens die wij (over het algemeen) opvragen zijn:
– Voor- en achternaam;
– Telefoonnummer;
– e-mailadres;
Wij bewaren en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die rechtstreeks door u worden verstrekt, of waarvan bij opgave ondubbelzinnig is gebleken dat ze worden opgegeven voor verwerking door Villa Picenum.
3. Grondslag en doel voor gegevensverwerking
Op grond van de AVG wetgeving zijn wij verplicht een rechtmatige grondslag te hebben voor verwerking van uw persoonsgegevens. Artikel 6 lid 1 sub a, sub b en sub c van de AVG zijn toepasselijk op onze situatie: de verwerking van uw persoonsgegevens wordt gedaan op basis van toestemming, omdat het noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst tussen u en Villa Picenum of omdat het noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Artikel 13 lid 1 sub c van de AVG schrijft ons vervolgens voor om duidelijk aan te geven voor welke ‘verwerkingsdoeleinden’ de persoonsgegevens bestemd zijn. Wat zijn dan precies ‘verwerkingsdoeleinden’? Dit zijn de doelen, ook wel de redenen, waarvoor persoonsgegevens worden verzameld. Hieronder volgt een overzicht waarin alle verwerkingsdoelen worden weergegeven.
Er zijn een aantal doelen waar Villa Picenum uw persoonsgegevens voor verzamelt;
1. Contact opnemen
Heeft u contact met ons opgenomen via info@villapicenum.nl of op een andere manier, dan zullen wij de door u opgegeven contactgegevens gebruiken om met u contact op te nemen. Het gaat hierbij alleen om de gegevens die u zelf aan ons verstrekt.
2. Reserveren
Wilt u een datum reserveren bij Villa Picenum? Dan kunt u dit doen via onze prijzen en beschikbaarheid pagina op de website. Hierbij dient u de boekingsdatum op te geven en een aantal gegevens achter te laten. De gegevens die u dient op te geven zijn naam, e-mail, telefoonnummer en het aantal personen waarvoor u wilt reserveren. Optioneel kunt u een extra bericht plaatsen.
Wij zullen contact met u opnemen betreffende de beschikbaarheid van de boeking.
3. Aangaan overeenkomst
Wanneer u een reservering heeft geplaatst en de boekingsdatum beschikbaar is, neemt Villa Picenum contact met u op. U ontvangt per e-mailde boekingsvoorwaarden en de boekingsovereenkomst. U dient deze ondertekend naar ons terug te sturen. Voordat u de overeenkomst terug stuurt moeten een aantal gegevens zijn ingevuld, waaronder:
1. Voor- en achternaam (van iedere reiziger);
2. Geboortedatum (van iedere reiziger);
3. E-mail en telefoonnummer aanvrager;
4. Adresgegevens aanvrager;
5. Bankgegevens aanvrager;
6. Handtekening aanvrager (zowel op overeenkomst als op de boekingsvoorwaarden).
Bankgegevens als rekeningnummer zijn nodig voor het terugstorten van de borg na de boekingsperiode.
4. Social media
Villa Picenum maakt gebruik van social media. Indien gewenst kunt u contact opnemen met Villa Picenum via onze social media pagina(s). Wanneer de reden voor contact het verstrekken van extra informatie of het maken van een boeking is, dan kunnen extra persoonsgegevens van u verwerkt worden. Deze gegevens zijn hetzelfde als genoemd onder ‘contact opnemen’.
5. Betalingsherinnering
Wanneer u een boeking overeenkomt met Villa Picenum dient u 30% van het volledige aankoopbedrag te betalen. Het resterende bedrag dient u een aantal weken voor aanvang van het verblijf te voldoen, dit vindt u in de boekingsvoorwaarden. Indien u deze termijn mist, ontvangt u een herinnering met het verzoek om het resterende bedrag alsnog te voldoen. Hiervoor wordt in ieder geval de naam en het emailadres van de aanvrager gebruikt.
6. Boekhouding
Villa Picenum is wettelijk verplicht om er een gedegen boekhouding op na te laten. Hierbij worden gegevens verwerkt die redelijkerwijs benodigd zijn tot het voldoen aan een gedegen boekhouding.
4. Periode van opslag
Hierboven hebben wij aangegeven voor welke verwerkingsdoeleinden wij uw persoonsgegevens gebruiken. Volgens artikel 13 lid 2 sub a van de AVG moeten wij vervolgens aangeven wat de opslagperiode van persoonsgegevens is. Indien er voor een in hoofdstuk 3 genoemd doeleind geen gegevens worden verwerkt, wordt hieronder geen termijn genoemd voor dat doeleind.
1. Contact opnemen
Indien het contact niet lijdt tot een uiteindelijke boeking, worden de door jou opgegeven gegevens voor een termijn van maximaal 2 jaar.
2. Reserveringen
Gegevens verwerkt met betrekking tot de initiële reserveringsaanvraag blijven bewaard voor een termijn van 5 jaar.
3. Overeenkomst
Naar Nederlandse wetgeving dienen wij alle gegevens met betrekking tot een overeenkomst voor 7 jaar te bewaren.
4. Social media
Voor gegevens verwerkt via social media, die verwerkt zijn voor een ander doeleind dan social media, wordt een opslagtermijn van 5 jaar gehanteerd. Indien de gegevens verwerkt zijn op social media en niet voor een andere doeleind zijn gebruikt, geldt het bewaartermijn van het social media platform.
5. Boekhouding
Voor het voeren van een gedegen boekhouding dienen wij persoonsgegevens welke verbonden zijn aan financiële doeleinden te bewaren voor een termijn van minimaal 7 jaar, mogelijk te vermeerderen met 5 jaar voor de interne boekhouding. Tevens heeft Villa Picenum een belastingplicht in Italië, hiervoor zullen altijd de in Italië wettelijk bepaalde termijn gehanteerd worden.
5. Ontvangers van persoonsgegevens
Villa Picenum deelt persoonsgegevens met derde partijen: dit gebeurt enkel wanneer dit strikt noodzakelijk is. In alle gevallen zal Villa Picenum zich als verwerkingsverantwoordelijke conformeren aan de AVG wetgeving, specifiek artikel 28 e.v. AVG.
Om de beste service te garanderen vanuit Villa Picenum, werken wij samen met bepaalde externe partijen. Denk hierbij aan partijen die onze financiële zaken regelen. Hieronder bieden wij u een overzicht van externe partijen die persoonsgegevens van u ontvangen.
Overzicht van derde partijen die persoonsgegevens van u ontvangen:
– Webdesigner/hosting
Voor de ontwikkeling en hosting van de Villa Picenum website, maakt Villa Picenum gebruik van een externe partij. Deze externe partij gaat puur over het in werking houden van de website en kan geen andere gegevens inzien.
– Belastingdienst/overheidsinstanties
Om te voldoen aan onze belastingplicht en/of enig ander wettelijk voorschrift delen wij de benodigde persoonsgegevens met de Belastingdienst en andere overheidsinstanties, indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.
– Boekhouding
Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen omtrent boekhouding zowel in Nederland als in Italië, maakt Villa Picenum gebruik van een externe boekhouder, welke periodiek de benodigde informatie controleert. Het kan zijn dat gegevens als naam en bankrekeningnummer hieraan worden verstrekt.
– Woningbeheerder
Villa Picenum beschikt over een woningbeheerder, welke op locatie aanwezig zal zijn. De woningbeheerder is er onder andere voor de ontvangst van onze gasten. Deze dient vooraf aan het verblijf te weten wie degenen zijn die verblijven. Daarnaast zal de woningbeheerder een kopie maken van de paspoorten bij aankomst. Dit is wettelijk verplicht in Italië. Villa Picenum krijgt paspoorten niet in te zien en bewaart deze niet zelf. De kopieën zijn alleen bedoelt voor de daarvoor bevoegde instanties.
6. Cookies
Villa Picenum maakt gebruik van cookies op de website. De enige cookies die gebruikt worden zijn noodzakelijke en/of analytische cookies. Deze cookies worden gebruikt om de website naar behoren te laten functioneren en het gebruik van de website in kaart te brengen. Geen van deze cookies slaan gegevens op over de bezoeker van de website. De cookies vallen daarmee onder ‘anonieme cookies’. Voor de plaatsing van anonieme cookies is geen toestemming vereist van de bezoeker.
7. Beveiliging
Persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor de daartoe bevoegde medewerkers van Villa Picenum. Deze persoonsgegevens zijn beveiligd met een wachtwoord.
De apparaten waarmee uw gegevens zijn geopend, zijn ook vergrendeld met een wachtwoord en/of vingerafdrukscan en/of gezichtsherkenning. Hierbij gaat het vanzelfsprekend om de noodzakelijke apparaten, zoals computers, laptops en mobiele telefoons.
Uw bezoek aan Villa Picenum wordt beschermd middels een HTTPS/SSL verbinding. Dit betekent dat uw verbinding met Villa Picenum privé is. Hiermee zorgen we ervoor dat uw persoonsgegevens tijdens websitebezoek veilig blijven. U kunt zien of de internetpagina beveiligd is door middel van het slotje links in de adresbalk.
8. Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens
Hieronder geven we u een overzicht van de rechten die u hebt met betrekking tot uw persoonsgegevens en ons gebruik hiervan. Hoewel we bij Villa Picenum op minimale wijze persoonsgegevens verzamelen en verwerken, vinden wij het belangrijk u toch te wijzen op de rechten die u in het kader van de AVG hebt.
a. Recht op inzage (artikel 15 AVG)
Te allen tijde hebt u het recht uw gegevens op te vragen, die bij Villa Picenum zijn vastgelegd en bewaard. Dit kan middels het sturen van een e-mail. U krijgt dan een duidelijk overzicht van uw gegevens.
b. Recht op rectificatie (artikel 16 AVG)
Kloppen uw gegevens (die wij in bewaring hebben) niet meer of zijn deze veranderd? Dan hebt u het recht om dit te laten rectificeren door Villa Picenum.
c. Recht op overdracht van gegevens (artikel 20 AVG)
Volgens de AVG hebt u het recht, indien redelijk en mogelijk, Villa Picenum te verzoeken gegevens over te dragen aan een andere partij.
d. Recht op het wissen van gegevens (artikel 17 AVG)
U hebt in bepaalde gevallen het recht om Villa Picenum te vragen gegevens te vernietigen. Dit kunt u doen met een beroep op het recht op vergetelheid. In de volgende situaties moet Villa Picenum uw persoonsgegevens vernietigen:
– Villa Picenum heeft uw gegevens niet meer nodig voor doelen waar Villa Picenum de gegevens voor verzameld heeft.
– U hebt uitdrukkelijk toestemming gegeven aan Villa Picenum om gebruik te maken van gegevens, maar trekt deze nu in.
– U maakt bezwaar tegen verwerking van gegevens. U hebt een absoluut recht om bezwaar te maken tegen direct marketing. Zijn uw belangen groter dan de belangen van Villa Picenum met betrekking tot verwerking van uw gegevens? Dan hebt u een relatief recht van bezwaar. Dat betekent dat wissen niet direct hoeft te geschieden, maar pas dan wanneer is vastgesteld dat uw belang zwaarder weegt. – Wanneer Villa Picenum uw gegevens onrechtmatig zou verwerken, hebt u direct de mogelijkheid te vragen de gegevens te wissen. Dit kan bijvoorbeeld wanneer er geen wettelijke grondslag is voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
– Wanneer Villa Picenum een wettelijke bewaartermijn heeft overschreden, is Villa Picenum verplicht om uw gegevens te wissen.
– Wanneer u als betrokkene jonger dan 16 jaar bent en Villa Picenum uw gegevens via de website heeft verzameld, dan kunt u vragen aan Villa Picenum de gegevens direct te wissen.
Er zijn uitzonderingen op het recht op vergetelheid uit de AVG. Zie voor meer informatie de volgende pagina.
e. Recht op het indienen van een klacht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit
U hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, als u vindt dat Villa Picenum niet op de juiste wijze met uw persoonsgegevens is omgegaan. Dat kan via deze link. De Gegevensbeschermingsautoriteit handelt deze klacht dan af.
f. Recht op stop van gegevensverbruik, bezwaar (artikel 21 AVG)
U hebt te allen tijde het recht bezwaar te maken tegen gegevensgebruik. Zeker in het geval van ‘direct marketing’.
Gebruik maken van bovenstaande rechten? Een e-mail aan info@villapicenum.nl is in de meeste gevallen al genoeg om gebruik te maken van uw rechten. Twijfelen wij eraan of u bent wie u zegt dat u bent? Dan kunnen we u verzoeken een kopie van uw identiteitsbewijs aan te leveren. Echter zal in de meeste gevallen een minder ingrijpende wijze van identiteitsachterhaling voldoende zijn.
9. Plichten
Villa Picenum verwerkt uw persoonsgegevens, zoals aangegeven, op grond van een gerechtvaardigd belang. uw persoonsgegevens worden nooit aan derden verkocht.
De gegevens die verplicht zijn om aan te leveren, zijn de minimaal benodigde persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het leveren van diensten. Wanneer u deze verplichte gegevens niet aan ons levert, kan Villa Picenum de diensten niet (naar behoren) aanbieden.
Indien het noodzakelijk is uw gegevens te delen met andere partijen dan de hierboven genoemde partijen, zal daar uiteraard eerst uw toestemming voor worden gevraagd door wijziging van onze privacyverklaring. Wij maken wijzigingen altijd kenbaar via de Villa Picenum website.
Villa Picenum behoudt zich het recht gegevens te openbaren wanneer dit wettelijk vereist is, of wanneer Villa Picenum dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek of proces. Tevens wanneer het gaat om eigendom of het beschermen van Villa Picenum. Hierbij trachten wij uw recht op privacy zoveel als mogelijk te respecteren.
Hebt u nog vragen over ons privacybeleid? Neem dan gerust contact op via de onderstaande gegevens.
info@villapicenum.nl
Versie oktober 2020